中鐵二十三局集團二公司深圳外環高速公路項目部把加強檔案管理作為提高企業管理質量和效率的重要工作來抓，采取多種舉措推進檔案管理的常態化、規范化、標準化、信息化和專業化的“五化”建設，不斷夯實檔案工作基礎，規范工作程序，推動了各項工作規范有序地進行。

這個項目部于2016年五月份進場后十分重視檔案管理工作，把留痕跡、建檔案作為規范項目管理的一項重要工作來抓，注重從“五化”上下功夫：一是加強組織領導，推進檔案管理常態化。項目部成立了以項目經理為組長的領導機構，配備了四名專業管理人員，聘請有專業職稱的檔案工程師幫助工作和進行指導，明確規定項目所有的文字、聲像、影像和圖片資料等全部統一歸口到檔案管理中心進行管理，全面系統地構建檔案管理網絡圖，完善檔案管理體系。

二是加強制度建設，推進檔案管理規范化。項目部制定了《檔案管理實施細則和考核辦法》，建立考核約束激勵機制，將檔案管理工作與績效考核掛鉤，激發檔案管理者工作的主動性和積極性。在檔案創建和管理中堅持“兩步走”，即：第一步是對所有收集到的原始資料進行集中歸類，全面核對，認真梳理，做到不漏項，不偏差，不零亂；第二步是把資料分類編號，列出具體資料條目，認真核對目錄中的資料編號、名稱、頁碼等，確保目錄中的放置順序和材料放置相一致，不出任何差錯，使資料管理系統化、條目化和精細化。

三是加強設施建設，推進檔案管理標準化。該項目注重加強檔案管理基礎設施建設，興建了專門的檔案室，購買配置了搖臂式全移動組合檔案資料柜，配備了安全防護設施，建立了查閱、申報、批準、登記制度，落實“防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫、防霉、防有害氣體”的檔案管理“十防”和不準在檔案庫房吸煙、不準在辦公區和檔案庫房使用電爐、取暖器等檔案安全管理“八不準”，將檔案庫房管理和檔案查閱管理制度上墻并抓好落實。

四是提高管理效率，推進檔案管理信息化。建立完善的計算機檔案管理系統，實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引等。開發檔案管理互動式軟件，實現檔案調閱的自動引導，解決檔案資料查閱難的問題。開發檔案調閱逾期管理功能，檔案調閱逾期未歸還，系統及時提醒檔案管理員督促調閱人歸還，確保檔案的完整和安全。

五是加強業務培訓，推進檔案管理專業化。該項目部針對所有管理人員過去都沒有從事該項專業管理的實際，注重加強管理人員專業知識培訓和業務水平的提高，一方面聘請專業檔案工程師指導初期階段各項制度和檔案資料的建立，對管理人員進行現場操作的專項輔導，另一方面與地方檔案部門聯系，將檔案管理人員分期分批地派送到對口單位進行專業的培訓和取證，購買了檔案管理相關書籍充實理論基礎知識，采取多渠道、全方位地對檔案管理人員的專業培訓和業務提升，使其盡快地熟悉業務，進入工作。

近兩年工作的實踐證明，該項目收集整理的檔案資料，不僅在深圳市安全質量監督局、深圳外環高速公路建設管理處（業主）和主管公司的多次檢查中受到好評，而且為企業的施工組織、生產經營、項目管理、技改變更、降耗增效以及信用評價、綜合考核、合法維權等提供了及時詳實和準確的第一手資料。（張光林）